La gestion d'une équipe évoluant sur deux sites

L'optimisation de la gestion d'une équipe évoluant sur deux sites, suite à un manque de locaux au pavillon principal, dans un contexte de coupures budgétaires et de départ à la retraite à moyen terme de certains employés tel est le mandat qui m'a été octroyé. Les problématiques identifiées se situent principalement au niveau des communications, de l'organisation du travail et de la gestion du changement.

D'entrée de jeu, un certain lien peut être fait concernant la relation employé-gestionnaire avec les employés évoluant en télétravail. Le concept de lien psychologique, de clarté des attentes et des objectifs à atteindre sont très importants. Les défis des gestionnaires se situent principalement au niveau du pouvoir, des contrôles, des communications et aux relations interpersonnelles. Le rôle des gestionnaires devant en être un de conseiller afin de guider son équipe vers l'autonomie et l'autorégulation. L'approche des gestionnaires ne sera plus une approche traditionnelle, mais une approche innovante s'ils veulent que leur équipe soit performante.

Les recommandations suivantes ont été proposées aux gestionnaires afin d'atteindre les résultats escomptés:

1 - Valider les perceptions de ceux-ci relativement aux impacts des changements vécus par les membres de l'équipe. L'organisation est en constante évolution et s'ajuste aux facteurs internes et externes de son environnement. Il est primordial de s'assurer dès le départ que la perception que les gestionnaires ont de la situation est le reflet de la réalité et du vécu de l'équipe.

2- Analyser en profondeur le profil des membres de l'équipe afin de mieux comprendre les interactions et optimiser les interventions des gestionnaires. En tenant compte du niveau de maturité de l'équipe de travail, il est proposé d'opter pour une formation d'équipe sur le sujet.

3 - Continuer les rencontres individuelles et d'équipe. Planifier et étendre les rencontres interservices. Ces rencontres permettent d'alimenter la confiance entre les gestionnaires et leurs employés, de briser le sentiment d'isolement et alimenter la perception de soutien. Elles permettront aussi d'alimenter les réflexions entourant l'optimisation des processus en optant pour une démarche basée sur la transparence et la collaboration. Ces rencontres se veulent des moments privilégiés ayant comme bases communes les valeurs, la mission et la vision de l'organisation.

4 - Optimiser le site web et s'assurer de l'appropriation de celui-ci par les employés du service. En s'assurant que cet outil est convivial et mis à jour en continu, il sera un élément favorisant l'optimisation de la performance de l'équipe.

5 - Analyser les processus et rédiger les procédures qui seront accessibles à tous les employés du service et ceux à venir. Ceux-ci doivent évoluer avec les opérations et une veille constante doit être effectuée par un porteur de dossier afin de s'assurer de leur mise à jour en continu.

En terminant, la communication entre les gestionnaires est aussi un facteur crucial à maintenir afin que les décisions soient prises en cohérence et de façon soutenue.

Josée Piché