Utiliser la gestion participative dans le cadre d’un changement organisationnel c'est possible!

Le fonctionnaire en charge d’une équipe a le devoir de s’assurer du bon fonctionnement de son secteur. Ce souci passe par une saine gestion de ses ressources humaines et de leurs tâches respectives en s’adaptant au contexte et aux défis à court et long terme qui s’annoncent. Dans ce cadre, il est parfois nécessaire de revoir les besoins en main d’œuvre ainsi que leurs responsabilités respectives. Le mode de gestion participative est assurément un atout intéressant à exploiter.

Les changements organisationnels sont souvent lourds et pénibles. Il faut évaluer le positionnement de tous les postes de l’équipe, revisiter l’ensemble des tâches effectuées, déterminer les objectifs de l’équipe pour les prochaines années, déterminer les besoins en personnel en lien avec les objectifs précédemment déterminés, redistribuer les tâches et établir les besoins en nouveaux postes ou en mouvements de personnel, évaluer avec le service des ressources humaines, le positionnement des postes versus les nouvelles tâches et leur valeur selon la convention collective, déterminer avec la direction la faisabilité budgétaire des demandes et enfin valider l’acceptation par les Autorités en place.

Toutes ces opérations sont complexes et sensibles autant au point de vue humains que budgétaires. Il faut donc s'assurer d'arriver avec les meilleures avenues possibles et avoir au préalable explorer un maximum de possibilités afin de présenter avec crédibilité, ce que l'on juge être la meilleure solution.

Afin de maximiser les chances de réussite, il faut trouver des solutions et une vision qui permet à tous de se sentir confortables et impliqués dans la décision finale est assurément une option gagnante.

Dans ce contexte de réorganisation d’équipe, comment la gestion participative est-elle possible?

Tout d'abord, des informations de base doivent être données : contexte, défis à venir, problématiques à entrevoir, budget, etc. Une fois les faits exposés, une discussion de groupe permet d’argumenter, d’échanger et d’émettre différents angles de solutions. Tous les membres de l’équipe peuvent ainsi repartir, réfléchir et revenir présenter des pistes de solutions. En discutant, le groupe peut alors en venir à un certain niveau de concertation favorisant une orientation à présenter auprès de la Direction.

La participation peut toucher divers volets soit stratégique c'est à dire travailler ensemble sur une vision de l’équipe, le rôle de chacun et à plus grande échelle, du positionnement de l’équipe dans la structure globale. Il peut aussi y avoir un volet organisationnel c`'est à dire revoir le partage des responsabilités et prévoir quelles seraient les nouvelles responsabilités et opérationnel en déterminer le besoin en ressources humaines et/techniques.

Dans mon cas, les impacts de cette implication sur l'équipe de travail ont été immédiats:

• Sentiment d’appartenance à l’équipe et aux décisions;
• Échanges complémentaires qui permettent de faire avancer la discussion;
• Mobilisation autour d’une orientation;
• Aide à comprendre les limites du système et de ce qui entoure la décision;
• Sentiment d’efficacité et de ne rien laisser au hasard puisque chaque membre de l’équipe amène des angles différents;
• Beaucoup de respect pour les uns et les autres.

Cette façon de faire a tout de même ses limites. En effet, le grand inconvénient d’un tel processus est le temps car il est évidemment plus long de décider en groupe que de décider seul! Dans ce type de réorganisation, il faut prévoir des séances de travail, de l’écoute, animer des réunions, amener habilement le groupe vers des solutions qui respectent un cadre de gestion publique.

Le style de gestion a un impact important aussi. Le gestionnaire doit être prêt à faire de la place, à écouter, à s’ouvrir à des solutions auxquelles il n’avait même pas pensé. Il faut beaucoup d’humilité et de respect pour être capable de laisser de l’espace de décision à d’autres personne que soi-même.

Il faut aussi une équipe qui a confiance en son chef et aux membres de son équipe. Une confiance qui lui permet de parler sans penser qu’il en subira les contrecoups si son point de vue s’avérait différents des autres.

Il est aussi primordial que les membres de l’équipe acceptent de se prêter au jeu et participent.

En conclusion, la mise en application de la gestion participative dans le cadre de cette mission a permis de prendre de meilleures décisions, d’obtenir des arguments plus convainquants pour aller vendre des idées en plus d’obtenir un soutien extraordinaire de l’équipe. Même si la décision finale n’a pas encore été prise par la direction, l’équipe est déjà convaincue d’avoir donné le meilleur et tout ça est déjà franchement très positif!

Maggie Couture
Candidate à la maîtrise