Un autre formulaire!
Bien que nos gouvernements travaillent d’arrache-pied depuis quelques années afin de contrôler la paperasse, et ce particulièrement pour réduire le fardeau administratif de nos entreprises et leur permettre d’optimiser leur productivité, il n’en demeure pas moins important de considérer cet élément pour l’ensemble de la société et de ses organismes gouvernementaux. Il est donc à ce jour essentiel pour nos gouvernements de plus en plus ouverts, d’être proactif dans ce domaine afin de contrôler l’ajout de nouvelles contraintes administratives pour les citoyens. N’oublions jamais que l’appareil gouvernemental est au service du citoyen. Fréquemment, nous sommes confrontés à la question suivante, à quoi cette information peut-elle leur servir pour répondre à ma demande, mon besoin? . Comme citoyen, nous nous attendons à des services que nous payons quotidiennement. Nous voulons justement payer pour la bonne chose et donc viser l’optimisation des ressources humaines attitrées à la gestion de cette paperasse. Bien que chaque document, formulaire asa raison d’être, permet de respecter des critères, des règles et vise habituellement l’équité entre les citoyens dans le respect du mandat du programme ou de l’institution, ce nombre est toujours grandissant.
Heureusement, des commissions et groupes de travail ont été mis en place autant au gouvernement fédéral que provincial afin de questionner les façons de faire. Comme nous savons aujourd’hui que la gestion de la paperasse est chiffrée comme coutant 50 % plus cher pour les entreprises du Québec que pour les entreprises aux États-Unis, il serait donc souhaitable de rapidement mettre en place certaines mesures qui simplifieraient la vie de tout un chacun. La Commission sur la réduction de la paperasse canadienne et son pendant au Québec avec le dépôt du rapport Audet, me permet de me questionner sur cet aspect de notre société de droit où le quotidien de nos est vie est structuré par des lois, règlements, normes, politiques, procédures, où chaque démarche par rapport à l’appareil gouvernemental nécessite un nouveau formulaire, une nouvelle demande à remplir et ce dans un contexte de contrôle et de reddition de compte. Ces deux groupes ont produit, dans les derniers mois, des rapports et des recommandations écrites. Il sera toutefois essentiel d’en voir concrètement les effets pour nos entreprises, et ce à long terme, malgré la croissance constante de l’appareil étatique.
Si nous élargissons la réflexion à l’ensemble de la société québécoise où l’état est fortement présent dans l'organisation des services, une grande majorité de nos actions quotidiennes induisent l’utilisation de formulaires pour atteindre les objectifs et répondre à nos besoins. Dans le cadre des services dispensés par l’état, que ce soit pour des démarches dans le domaine de l’éducation, de la formation, de la santé, pour la gestion d’une entreprise, pour nos finances personnelles, divers formulaires permettent de répondre aux besoins d’information des organisations, établissements, programmes, etc. Ces informations, bien qu’utiles à l’organisation, sont régulièrement critiqués en terme de redondance et de nécessité au moment où elles sont demandées.
Le Gouvernement canadien, dans son rapport sur la commission de la réduction de la paperasse pour les entreprises canadiennes, a identifié plusieurs irritants, qui sont réels pour les entreprises, mais qui peuvent également s’appliquer pour plusieurs autres domaines de l’appareil gouvernemental.
Nous reconnaissons bien que notre société de droit en constant développement a pris une tendance qui favorise la multiplication des organismes gouvernementaux, et ce en harmonie avec nos valeurs comme peuple. Cette société a par le fait même instauré de nouvelles règles qui induisent la mise en place de procédures et de nouveaux formulaires. Ces documents permettent d’alimenter de nouvelles banques de données. Il est clair que plusieurs de ces informations ne sont pas toujours nécessaires et sont parfois peu utilisées.
Lorsqu’un groupe de travail comme la commission sur la réduction de la paperasse présentent plus de 1100 irritants identifiés par les entreprises, il est temps de passer à l’action. Les actions au niveau de la réduction de certains aspects de réglementation pour les entreprises ont eu des répercussions financières réduisant significativement l’estimation du coût annuel de la gestion de cette lourdeur administrative.
Il est vrai que l’impact est significatif pour les entreprises et peut être chiffré en terme de dépenses, toutefois pour les citoyens dans le cadre de la gestion des leurs activités personnelles et de leurs interactions avec l’appareil gouvernemental, il en va autrement. Pour le citoyen, il est difficile de chiffrer les coûts des démarches et l’investissement en temps et en perte de revenu par absence au travail pour répondre à certaines démarches demandées par l’appareil gouvernemental. Malgré l’importance attribuée au principe d’équité entre les citoyens qui justifie régulièrement l’utilisation de formulaire et même de nouveau formulaire, leur multiplication complexifie le fonctionnement de l’état et a un impact sur le support qu’elle doit apporter à ses citoyens. Dans un état démocratique, la bureaucratie est mise en place par les citoyens et pour les citoyens. Elle est donc nécessaire.
Toutefois, comme l’état québécois a davantage tendance à croître, à identifier de nouveaux besoins et à en trouver la façon d’y répondre de façon égalitaire, il nous faudra comme société nous questionner sur sa simplicité afin d’être équitable pour l’ensemble de la société. Il nous faut toujours demeurer attentif aux compétences individuelles de chacun pour répondre à la complexité. Certaines personnes sont donc significativement affectées par la complexité et ne peuvent bénéficier de l’aide de l’état mis en place dans un besoin d’égalité entre toutes les tranches sociales. Si l’ajout constant de programme et de formulaires induit la mise en place de ressources humaines supplémentaires pour permettre au citoyen de s’y retrouver, alors il est temps de mesurer la façon de l’organiser et de contrôler les coûts financiers et humains.
L'organisation politique et bureaucratique de notre état de droit par ses politiciens, ses dirigeants et chaque employé devrait avoir comme priorité la gestion de la documentation et, par le fait même, le contrôle de l’explosion de la paperasse. Chaque organisation de notre état devrait rendre des comptes avec des indicateurs tenant compte du nombre réel de formulaires et d’informations demandées aux citoyens afin de rendre cet aspect prioritaire et en faciliter le contrôle.
L’arrivée du web et des formulaires électroniques pourrait nous permettre de contrôler cet aspect, mais pourrait également nous faire perdre le contrôle. Il est maintenant temps que chaque gestionnaire de l’état québécois se sente concerné, par l’importance du contrôle de la paperasse. La redondance est devenue monnaie courante d’un programme à l’autre, et ce même à travers un même ministère. Les services de santé et l’organisation des services sociaux au Québec, avec ses multiples organismes, en sont un exemple frappant.
LA PRESSE, La presse canadienne, (page consulté le 22 février 2013), «La paperasserie coûte 31 milliards par an aux entreprises», [en ligne], http://affaires.lapresse.ca/economie/canada/201301/21/01-...
LES AFFAIRES, Yannick Clérouin, lesaffaires.com (page consulté le 22 février 2013), « Paperasse, elle coûte 50 % plus cher aux entreprise du Québec que des Etats-Unis », (en ligne), http://productivite.lesaffaires.com/solutions/moins-de-paperasse/les-affaires
Gouvernement Canadien, Commission de la paperasse, janvier 2012, ISBN 978-1-100-98571-8
Guy F