Les enjeux dans l’application de la LCOP et de la reddition de comptes en matière de gestion contractuelle dans nos établissements de santé.

En matière d’approvisionnement en bien et en service, tous les établissements du réseau de la santé du Québec sans exception sont assujettis, depuis le 1^er octobre 2008, à la Loi sur les contrats des organismes publics (L.R.Q., c. C-65.1, ci-après la « LCOP ») et à la politique de gestion contractuelle  concernant la conclusion des contrats d’approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics du réseau de la santé et des services sociaux et, depuis le 1^er juillet 2012, ceux-ci sont également soumis à la nouvelle politique de gestion contractuelle concernant la reddition de comptes des organismes publics du réseau de la santé et des services sociaux et à la loi sur l’intégrité en matière de contrats publics.

La Loi sur les contrats des organismes publics ainsi que les règlements sur les contrats d’approvisionnement et les contrats de service qui en découlent visent essentiellement à promouvoir  la confiance du public dans les marchés publics en attestant l'intégrité des concurrents, la transparence dans les processus contractuels et le traitement intègre et équitable des concurrents tout en rajoutant un imposant processus de reddition de comptes fondé sur l'imputabilité des dirigeants d'organismes publics et la bonne utilisation des fonds publics. L’ensemble de cette législation détermine les conditions de mise en compétition, d’adjudication et d’attribution des contrats qu'un établissement de santé peut conclure avec une personne morale de droit privé à but lucratif ou non, en plus d’imposer des obligations supplémentaires en matière de reddition de comptes, notamment dans le système électronique d'appel d'offres (SEAO).

 

La Politique de gestion contractuelle concernant la conclusion des contrats d'approvisionnement, de services et de travaux de construction des organismes publics du réseau de la santé, précise des règles et ajoute des exigences dont, entre autres, l’adoption d’une politique interne d’attribution des contrats dans chaque établissement et des dispositions additionnelles applicables aux contrats dont le montant est inférieur au seuil d’appel d’offres public.

                                                           

La Politique de gestion contractuelle concernant  la reddition de compte des organismes publics du réseau de la santé et des services sociaux, précise des règles et ajoute des exigences en matière de reddition de comptes annuelle au Conseil du trésor pour certains contrats de plus de 100 000 $ ayant fait l’objet d’une dérogation au processus d’appel d’offres, et sur les contrats qui occasionnent des dépenses supplémentaires aux montants des contrats.

 

Finalement, la loi sur l’intégrité en matière de contrats publics oblige les organismes publics à désigner un responsable de l’observation des règles contractuelles, elle précise aussi les conditions et obligations des entreprises qui souhaitent conclurent avec un organisme public en précisant les modalités d’obtention pour les entreprises de l’autorisation de l’Autorité des marchés financiers, les règles de fonctionnement du registre des autorisations, et les dispositions pénales prévues en cas de fausse déclaration ou d’infraction.

 

Bien entendu, vous l’aurez deviné, la description des obligations et contraintes découlant de la Loi, de ses règlements et de ses politiques de gestion,  est ici un résumé très sommaire des devoirs et obligations avec lesquels les organismes publics sont confrontés.

 

S’ajoute à cette réalité, la pression certaine occasionnée par la médiatisation des travaux de la Commission Charbonneau et de toute évidence, la croissance continuelle des coûts de santé qui représentent à eux seuls plus de 50% du budget de l’état.

 

Les impacts et les défis de la fonction approvisionnement

Du coup, le rôle des intervenants en approvisionnement  se transforme, non seulement  doivent-ils prendre une plus grande responsabilité dans les opérations quotidiennes de gestion et d’acquisition des biens et des services, mais ils doivent aussi jouer le rôle de conseiller auprès des utilisateurs pour s’assurer que les demandes de ces derniers soient encadrées  de façon à respecter la réglementation en vigueur. Ils deviennent en quelque sorte des conseillers professionnels tout en exerçant un rôle de police des achats.

 

L’application uniforme de ces nouvelles règles dérange nécessairement, et ce, à divers degrés. Malgré toute la légitimité et la nécessité de celles-ci, il n’en demeure pas moins qu’elles amènent incontestablement une lourdeur administrative à laquelle les établissements de santé, notamment au sein de leur service des approvisionnements, ne sont pour la plus part peu ou pas du tout outillés pour y faire face. Cette réalité est d’autant plus vraie pour les plus petits établissements de santé dont les équipes en approvisionnement sont parfois très restreintes et donc très limitées en terme de capacité opérationnelle.

 

De façon générale, les équipes des approvisionnements sont peu ou mal formés face à la compréhension, l’utilisation et l’application au quotidien de cette règlementation et de ces exigences. Les logiciels de gestion des ressources matérielles (GRM) utilisés par les établissements de santé ne sont pas adaptés aux nouvelles exigences en matière de reddition de comptes. Ces exigences s’ajoutent alors au lot quotidien des tâches et responsabilités assumées, pour la majorité des établissements, par leur service d’approvisionnement. Pour plusieurs, l’ajout, sinon le dédoublement de mesures d’approbation, d’autorisation, de suivi et de reddition de comptes, est susceptible d’engendrer des coûts et des délais de réalisation qui risquent d’alourdir la gestion des contrats et des activités d’approvisionnement, compromettant ainsi l’atteinte de l’objectif d’utilisation rigoureuse des ressources financières, sans oublier l’impact potentiel sur la qualité des produits et des services offerts de même que sur la flexibilité des établissements en matière d’approvisionnement dans un contexte technologique perpétuellement en évolution.

 

Le défi pour les établissements de santé

Si la croissance constante de l’offre de services à la population du réseau de la santé est inévitable, la croissance des effectifs quant à elle est considérablement limitée par le contexte budgétaire actuel. Nos établissements de santé devront faire preuve de créativité et d’innovation dans l’utilisation de leurs ressources humaines, techniques et matérielles pour se conformer à ces nouvelles exigences.

Les défis résideront essentiellement dans la nécessité de former et de qualifier leur main-d’œuvre au sein de leur service d’approvisionnement, leur capacité à développer des outils complémentaires, à revoir et à simplifier leurs processus et à amener les fournisseurs spécialisés de l’industrie informatique à développer des logiciels et des outils de gestion adaptés et plus flexibles, qui sauront répondre aux besoins en constante évolution du secteur de la santé notamment en matière de reddition de compte.

Et même si nous pouvons alléguer que la vocation première des organisations du réseau de la santé est avant tout d’offrir à la population des soins et des services sécuritaires et de qualité, il existe néanmoins un principe fondamental en administration publique, qui impose une rigueur et une transparence dans la dépense de fonds publics et, par le fait même, une incontournable reddition de compte, et ce pour tous nos établissements de santé.

 

Julie Morneault

 

 

Références

• Loi sur les contrats des organismes publics (LCOP)
• http://www2.publicationsduquebec.gouv.qc.ca/dynamicSearch/telecharge.php?type=5&file=2012C25F.PDF
• http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/politique_gestion_contractuelle.pdf
• http://www.tresor.gouv.qc.ca/fileadmin/PDF/faire_affaire_avec_etat/cadre_normatif/politique_gest_cont_redd_comptes.pdf